Jobba och mötas på distans

Det är inget snack om att den pågående coronakrisen har fått oss alla att fungera och agera annorlunda än vad vi gjorde för bara någon månad sedan. På kort tid har videomöten och distansmöten blivit en del av vår vardag och det är nog ingen överdrift att säga att den utveckling och kreativitet vi sett inom det här området de senaste månaderna hade tagit flera år att uppnå om vi inte hade haft en kris att ta hänsyn till och som definitivt har tvingat oss att jobba, leva och tänka i nya banor. 

Internettrafiken i världen har växt så det knakar på några månader och väldigt många arbetsgivare har sina anställda och medarbetare som sitter på hemmaplan och arbetar. Och skolor bedriver undervisning fullt ut digitalt när klassrummen inte längre finns att tillgå. Vi själva på Chilimobil jobbar helt på distans och ifrån varandra och det fungerar väldigt bra. Alla får tänka nytt. 

Bilden som växer fram är att vi snabbt lär oss nya sätt att mötas och att detta är ett förhållningssätt som vi kommer att ta med oss även när den krisen är över. De flesta kan nog ändå intyga och hålla med om att digitala möten är effektiva och spar såväl tid, pengar som miljö. 

Tips och idéer finns det gott om och för egen del så har vi under de senaste månaderna gjort några findings när det gäller att jobba på distans eller hemifrån. Här delar vi med oss utav de delar vi själva upptäckt är viktigt att tänka på och jobba med för att digitala möten skall bli så bra, och roliga som möjligt.  

• Gör digitala möten till standard. Nu har vi ett gyllene tillfälle att göra digitala möten som den nya standarden att mötas på och att det framöver är det normala. Såklart om flera personer är på plats på ett kontor, så är fysiska möten givetvis ok – men inte det huvudsakliga sättet att mötas på. 
• Behåll rutiner med möten – och skapa nya. Förbered dig precis som vanligt och fortsätt med att ha måndagsmöten om ni hade det tidigare. Starta upp och kicka igång dagen med ”check-in” på morgnarna om ni inte hade det tidigare. Detta för att alla skall få chansen att komma ur mysbyxorna på morgonen och känna att man verkligen är på jobbet. 
• Ryck plåstret för videomöten – låt kameran rulla. Det är viktigt att vi möts på ett naturligt sätt och kameran ger oss den möjligheten. Vägra svarta rutor på skärmen och sätt på kameran. Kameran snor inte så mycket bredband som många gör gällande. Gör dagens prank med kollegorna och fixa dagens skratt. 
• Känn dig bekväm med tekniken. Testa och åter testa hur du själv vill och kan jobba med tekniken. Öva på kollegor, öva på familjen, öva med dig själv för att bli bekväm med hur teknik och tjänster fungerar ihop. Känner du dig trygg med det, så fokuserar du också bättre på mötets egentliga innehåll och syfte. 
• Håll koll på vart allt gemensamt material lagras. Att ha en god ordning och struktur på var all gemensam data finns är A och O för att digitala möten och digitala arbetssätt skall fungera på ett bra sätt. Här finns en uppsjö av möjligheter. Skapa ett arbetssätt i er arbetsgrupp så att ni jobbar och lagrar på samma vis. Sparar tid och minskar irritation. 
• Hitta din egen lösning på hur du skall jobba. Det är viktigt att hitta sin egen ”way of working” när det gäller att jobba hemifrån eller på distans. Det är viktigare att hitta en lösning som gör att ditt digitala arbetssätt fungerar mer än att fokusera på teknik och leverantörer av lösningar. Tekniken skall stödja arbetet, inte tvärtom. 
• Se till att ”alla är med”. Precis som i vanliga möten skall samtliga engageras och komma till tals. Det är mötesledarens ansvar såklart, men det finns också vissa videoapplikationer som har funktioner som ”räck upp handen” etc för att komma till tals. Testa gärna att ”räcka upp handen” genom att köra en chatt parallellt med videomötet och på det sättet så kan alla komma till tals. Och sist, glöm inte summera mötet!
• En fika på distans har aldrig varit mer rätt. Även om tekniken ger oss effektiva sätt att mötas digitalt, så får vi inte glömma att sätta av lite tid för socialt umgänge och varför inte i en mötespaus ta en kaffe tillsammans och snacka om ditten & datten.